A planilha eletrônica está para uma calculadora da mesma forma que um processador de texto está para uma máquina de escrever. Sua função é basicamente fazer cálculos, desde os mais simples aos mais complexos, porém apresenta mais recursos que uma calculadora.
Uma planilha é uma forma de organizar os dados beneficiando-se da estrutura de uma tabela. A arrumação dos dados é feita em uma formatação de linhas e colunas, evidenciando a relação existente entre os dados listados.
Com a planilha, é possível definir fórmulas para cálculos numéricos, de maneira que, alterando os dados envolvidos no cálculo, o resultado seja automaticamente atualizado. A partir das planilhas, podemos gerar gráficos que facilitarão ainda mais a visualização da informação.
As planilhas são sempre usadas quando se necessita fazer cálculos, operações matemáticas, projeções, análise de tendências, gráficos ou qualquer tipo de operação que envolva números. Planilhas como BrOffice.org Calc permitem a edição de um grupo de planilhas e a importação e exportação de dados para programas de banco de dados, além da utilização de outros recursos.